Privatlivspolitik

1. Dataansvarlig

Fair Fjernvarme Nordals er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger.

Fair Fjernvarme Nordals (FFNA)
CVR-nummer 46805984
Hjemsted: Sønderborg Kommune
E-mail: info@ffna.dk

Har du spørgsmål til, hvordan vi behandler dine oplysninger, er du altid velkommen til at skrive til os.

2. Hvilke oplysninger vi behandler – og hvorfor

Når du melder dig ind

Vi behandler de oplysninger, du giver os i indmeldelsesformularen:

• navn, adresse, postnummer og by
• e-mail og evt. telefonnummer
• medlemstype (husstand, støttemedlem eller virksomhed) og evt. virksomhedsnavn
• aftagenummer, om du er ejer eller lejer, og oplysninger om dit fjernvarmeforhold
• betalingsoplysninger om dit kontingent (beløb, dato og indbetaler)

Vi bruger oplysningerne til at administrere dit medlemskab, opkræve kontingent, sende dig information om foreningens arbejde, indkalde til generalforsamling og varetage medlemmernes fælles interesser i fjernvarmesagen.

Når du melder dig til en bygruppe

Vi behandler dit navn, din e-mail, den by du har valgt, og det, du selv skriver i formularen. Vi bruger oplysningerne til at kontakte dig og sætte dig i forbindelse med andre fra samme by.

Når du skriver til os

Skriver du til info@ffna.dk, behandler vi de oplysninger, du selv giver os i din henvendelse, så vi kan svare dig.

Vi behandler ikke CPR-numre

Vi beder ikke om dit CPR-nummer og behandler det ikke. Skulle det på et tidspunkt blive nødvendigt i forbindelse med en konkret sag, vil vi orientere dig særskilt og indhente dit samtykke først.

3. Retsgrundlag

Vi behandler dine oplysninger på følgende grundlag i databeskyttelsesforordningen (GDPR):

• Dit medlemskab – behandlingen er nødvendig for at opfylde medlemsforholdet (art. 6, stk. 1, litra b).
• Dit samtykke – fx når du melder dig til en bygruppe eller giver samtykke i indmeldelsesformularen (art. 6, stk. 1, litra a). Du kan altid trække dit samtykke tilbage.
• Retlig forpligtelse – fx når vi skal opbevare regnskabsbilag efter bogføringsloven (art. 6, stk. 1, litra c).
• Legitim interesse – fx når vi besvarer henvendelser eller sikrer hjemmesidens drift og sikkerhed (art. 6, stk. 1, litra f).

4. Hvem vi deler oplysninger med

Vi deler kun dine oplysninger, når det er nødvendigt:

• Foreningens advokat – DreistStorgaard Advokater A/S eller en anden advokatvirksomhed, som foreningen udpeger, hvis det er nødvendigt for at varetage foreningens formål.
• Databehandlere – leverandører, der hjælper os med at drive foreningen: vores webhotel (hjemmeside og formularer), Google (e-mail og regneark, hvor nye indmeldelser registreres), Unioo (medlemssystem og kontingent) og Cloudflare (Turnstile, der beskytter formularerne mod spam). De må kun behandle oplysningerne efter vores instruks.
• Myndigheder – hvis vi er forpligtet til det ved lov.

5. Hvor længe vi gemmer dine oplysninger

• Medlemsoplysninger gemmes, så længe du er medlem, og slettes senest 12 måneder efter, at dit medlemskab er ophørt.
• Nye indmeldelser i vores regneark slettes, når de er overført til medlemssystemet.
• Betalingsoplysninger og regnskabsbilag gemmes i 5 år fra udgangen af regnskabsåret, som bogføringsloven kræver.
• Bygruppe-tilmeldinger gemmes, så længe du er med i en bygruppe, eller til du beder os slette dem.
• Henvendelser på e-mail slettes, når sagen er afsluttet og ikke længere er relevant.

6. Cookies og statistik

Hjemmesiden bruger cookies. Når du besøger siden første gang, bliver du spurgt, hvilke cookies du accepterer, og du kan til enhver tid ændre dit valg.

• Nødvendige cookies og teknologier sørger for, at hjemmesiden og formularerne virker, og husker dit cookie-valg. Når du sender en formular, kontrollerer Cloudflare Turnstile, at du ikke er en robot. Det sker ud fra tekniske oplysninger om din browser og din IP-adresse. De kan ikke fravælges.
• Statistik-cookies – vi bruger Google Site Kit, som kan forbinde hjemmesiden med Googles tjenester, fx Google Analytics og Google Search Console. Det giver os viden om, hvor mange der besøger siden, og hvilke sider der bliver læst. Statistik-cookies sættes kun, hvis du har givet samtykke.

Google kan behandle oplysninger uden for EU/EØS. Overførslen sker på grundlag af EU-Kommissionens godkendte overførselsgrundlag. Vi bruger ikke cookies til annoncering eller markedsføring.

7. Sikkerhed

Vi beskytter dine oplysninger med passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger. Hjemmesiden bruger krypteret forbindelse (HTTPS), og kun de i bestyrelsen, der har brug for det i deres arbejde for foreningen, har adgang til medlemsoplysningerne.

8. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen ret til at:

• få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig
• få rettet forkerte oplysninger
• få slettet dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige
• få begrænset behandlingen af dine oplysninger
• gøre indsigelse mod behandlingen
• få dine oplysninger udleveret i et almindeligt format (dataportabilitet)
• trække dit samtykke tilbage – det påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er sket før

Skriv til info@ffna.dk, hvis du vil bruge dine rettigheder. Vi svarer hurtigst muligt og senest inden for en måned.

9. Klage

Er du utilfreds med vores behandling af dine oplysninger, så skriv gerne til os først. Du kan også klage til Datatilsynet:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
dt@datatilsynet.dk · www.datatilsynet.dk

10. Ændringer

Vi opdaterer privatlivspolitikken, når der sker ændringer i, hvordan vi behandler personoplysninger. Datoen øverst viser, hvornår den senest er opdateret.